Quản lý vật tư tiêu hao như bơm kim tiêm, găng tay là bài toán khó. Bởi vì, các mặt hàng này có số lượng lớn và tần suất sử dụng dày đặc. Do đó, việc kiểm soát thủ công thường dẫn đến tình trạng thất thoát ngầm. Chính vì vậy, nhu cầu về một hệ thống quản lý vật tư y tế minh bạch là rất lớn.

Việc ghi chép tay trên các xe tiêm hay tủ kho thường không kịp thời. Ngoài ra, nhân viên y tế khó nắm bắt được số lượng tồn thực tế trong ca trực. Nhờ vào công nghệ nhãn điện tử, mọi vật tư sẽ được định danh số hóa. Tóm lại, đây là chìa khóa để nâng cao tính kiểm soát nội bộ.

Nhãn điện tử ESL được lắp đặt tại các tủ vật tư và xe tiêm. Thay vì ghi chú bằng giấy, màn hình E-paper sẽ hiển thị định mức của từng loại. Cụ thể là, thông tin về mã vật tư và vị trí lưu trữ luôn hiện diện rõ ràng. Nhờ vậy, điều dưỡng có thể đối soát nhanh chóng trước và sau mỗi ca.

Đặc biệt, hệ thống sẽ hiển thị ngưỡng tồn kho tối thiểu ngay trên nhãn. Vì lý do đó, nhân viên biết ngay mặt hàng nào cần được bổ sung gấp. Hơn nữa, dữ liệu này được đồng bộ hoàn toàn với kho tổng của bệnh viện. Kết quả là, tình trạng thiếu hụt vật tư trong lúc cấp cứu bị loại bỏ hoàn toàn.

Điểm mạnh của Electronic Shelf Label là khả năng tương tác trực tiếp với người dùng. Khi vật tư chạm mức báo động, nhãn điện tử sẽ tự động nhấp nháy đèn. Nhờ vào tín hiệu này, việc tiếp viện vật tư diễn ra cực kỳ kịp thời. Bên cạnh đó, mọi thao tác xuất dùng đều được lưu vết trên hệ thống trung tâm.

Vì vậy, việc truy xuất dữ liệu tiêu hao cho từng khoa phòng trở nên minh bạch. Chính vì thế, tình trạng sử dụng lãng phí hoặc thất thoát không rõ lý do giảm hẳn. Nhìn chung, giải pháp này tạo ra một vòng khép kín trong quản lý tài sản bệnh viện. Do đó, hiệu quả kinh tế của đơn vị y tế được nâng lên rõ rệt.

Giải pháp nhãn điện tử mang lại tính linh hoạt rất cao trong môi trường y tế:

• Trên xe tiêm: Hiển thị danh mục vật tư theo từng túi hoặc ngăn kéo.
• Tại kho khoa phòng: Quản lý hạn dùng và lô sản xuất của vật tư tiêu hao.
• Khu cấp phát: Tự động hiển thị số lượng vật tư cần xuất cho mỗi ca trực.
• Cảnh báo thông minh: Đèn LED chỉ thị vị trí vật tư đang cần kiểm kê.

Nhờ có thiết kế không dây, việc lắp đặt ESL không làm xáo trộn cấu trúc xe đẩy hay tủ thuốc. Vì thế, bệnh viện có thể triển khai giải pháp này một cách nhanh chóng.

Bệnh viện Q. từng đau đầu vì tỉ lệ thất thoát vật tư tiêu hao lên đến 15% mỗi quý. Trước đây, việc quản lý dựa hoàn toàn vào bảng kiểm giấy dán trên xe tiêm. Hơn nữa, nhân viên thường xuyên quên cập nhật số lượng sau khi lấy đồ. Hậu quả là, kho vật tư thường xuyên rơi vào tình trạng “ảo”, gây khó khăn cho việc mua sắm.

Sau khi triển khai hệ thống quản lý vật tư y tế bằng nhãn ESL của Opticon, tình hình đã đảo ngược. Nhờ vào sự đồng bộ dữ liệu xuất dùng theo thời gian thực, mọi vật tư đều được truy vết.

Điều dưỡng trưởng chia sẻ: “Chúng tôi không còn phải đếm từng chiếc bơm kim tiêm cuối ngày nữa. Hơn thế nữa, nhãn điện tử tự báo khi hàng sắp hết nên công việc rất chủ động. Vì thế, tỉ lệ thất thoát đã giảm xuống dưới 2% chỉ sau 3 tháng.” Kết quả là, bệnh viện đã tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng mỗi năm. Đồng thời, tính chuyên nghiệp trong công tác điều dưỡng cũng được nâng cao.