Trong thời đại số, việc tổ chức hội nghị, lễ hội, sự kiện quy mô lớn đòi hỏi khâu quản lý khách tham dự phải nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.
Phương thức check-in bằng mã QR cho sự kiện đã trở thành giải pháp hàng đầu được áp dụng tại nhiều hội nghị, triển lãm, lễ hội văn hóa, buổi hòa nhạc, hội thảo và hội chợ thương mại trên toàn thế giới – và ngày càng phổ biến tại Việt Nam.

Giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình điểm danh, kiểm soát ra vào, giảm tải cho nhân viên, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự.
Chỉ với một cú quét mã QR, người tham dự có thể hoàn tất check-in trong vài giây.

Check-in bằng mã QR là phương thức xác nhận danh tính và quyền tham dự thông qua mã QR duy nhất được cấp cho mỗi người đăng ký.
Người tham dự chỉ cần:

• Quét mã QR in trên vé điện tử (email, Zalo, SMS, hoặc PDF)
• Hoặc hiển thị mã trực tiếp trên điện thoại, thẻ mời, hoặc giấy mời in
  → Hệ thống sẽ tự động xác nhận thông tin, ghi nhận thời gian và cho phép vào cổng.

Công nghệ này thay thế hoàn toàn cách ghi tên thủ công hoặc đối chiếu danh sách giấy – tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đảm bảo kiểm soát chính xác.

🚀 Bước 1: Đăng ký & phát hành mã QR

• Người tham dự đăng ký trước qua form online, website, hoặc Zalo OA.
• Hệ thống tự động tạo mã QR duy nhất chứa thông tin người tham dự (họ tên, email, loại vé, sự kiện, thời gian,…)
• Mã QR được gửi qua email, Zalo, SMS hoặc in trực tiếp trên vé.

🎟️ Bước 2: Quét mã QR tại cổng sự kiện

• Khi đến nơi, khách chỉ cần đưa mã QR trước máy quét mã vạch / camera / điện thoại của ban tổ chức.
• Hệ thống ngay lập tức xác minh và hiển thị thông tin:
  → “Check-in thành công”, “Vé hợp lệ”, hoặc “Vé đã sử dụng”.

📊 Bước 3: Lưu trữ và quản lý dữ liệu

• Thông tin check-in được lưu trữ tự động trong cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống cloud.
• Ban tổ chức có thể xem báo cáo số lượng khách vào theo thời gian, khu vực, loại vé…
• Dễ dàng xuất báo cáo tổng kết sau sự kiện.

🏛️ Hội nghị & hội thảo

• Kiểm soát ra vào của đại biểu, khách mời, diễn giả.
• Lưu lại danh sách người tham dự theo phiên họp, thời gian.
• Kết hợp màn hình hiển thị tên khách khi quét mã, chào mừng tự động.

🎡 Lễ hội & triển lãm

• Check-in nhanh cho hàng nghìn người mỗi ngày.
• Tích hợp máy quét 2D cố định hoặc di động (Bluetooth) tại cổng.
• Giảm nhân lực, hạn chế tiếp xúc, đảm bảo an toàn trong môi trường đông người.

🎤 Buổi hòa nhạc & sự kiện giải trí

• Xác minh vé hợp lệ ngay khi quét.
• Ngăn chặn vé giả hoặc sao chép mã QR.
• Kết hợp đèn báo hiệu hoặc âm thanh khi check-in thành công.

🏢 Sự kiện doanh nghiệp & hội chợ thương mại

• Quản lý khách tham dự theo phòng ban hoặc khu gian hàng.
• Cấp mã QR riêng cho đối tác, nhà cung cấp, nhà tài trợ.
• Kết hợp hệ thống CRM để thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng.

Giải pháp có thể mở rộng với nhiều tính năng hiện đại hơn:

• Gửi mã QR tự động qua Zalo OA, Email, SMS sau khi đăng ký.
• Tự động in thẻ đeo hoặc vé khi quét thành công.
• Tích hợp hệ thống xếp hàng & gọi số thứ tự.
• Phát âm thanh chào mừng hoặc hiển thị hình ảnh khách mời trên màn hình.
• Kết nối API với phần mềm CRM, ERP, HRM hoặc hệ thống chấm công nội bộ.

Check-in bằng mã QR cho sự kiện là bước tiến quan trọng giúp các nhà tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí và mang lại trải nghiệm hiện đại cho khách tham dự.
Giải pháp này đơn giản – nhanh chóng – chính xác – an toàn, phù hợp với mọi loại hình sự kiện từ nhỏ đến lớn.

Việc áp dụng công nghệ QR không chỉ giúp số hóa quy trình quản lý ra vào, mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại cho thương hiệu trong mắt công chúng.