Những Điều Cần Biết Về Quản Lý Kho Bằng Mã Số Mã Vạch Trong Thương Mại Điện Tử

Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Kho Trong Thương Mại Điện Tử

Với tiềm năng phát triển của hoạt động mua sắm trực tuyến hiện nay, nhu cầu về quản lý hàng tồn kho là thiết yếu hơn bao giờ hết. Rủi ro trong quản lý hàng tồn kho có thể cao hơn khi doanh nghiệp áp dụng đa dạng các phương thức bán hàng trong thương mại điện tử, tuy nhiên điều này cũng có thể được kiểm soát một cách hợp lý nếu có một hệ thống quản lý kho hiệu quả. 

Dưới đây là một số chức năng quan trọng của quản lý kho mà các doanh nghiệp cần biết để có một hệ thống quản lý kho hiệu quả cho hoạt động thương mại điện tử của mình.

1. Giúp cân bằng cung – cầu trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến dư thừa hàng hóa, cũng có nghĩa là lượng tiền mặt bị giữ lại trong kho mà không có giao dịch nào trong thực tế. Hoạt động quản lý kho nhằm kịp thời thay thế, bổ sung hay giải phóng hàng tồn kho cũ, giúp cân bằng cung cầu. Để giúp giữ cho quỹ đạo tăng trưởng của doanh nghiệp được ổn định, nhà quản lý cần đánh giá tất cả chi phí liên quan đến kho bãi, áp dụng một hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí tồn kho và cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.

2. Cung cấp hàng tồn kho an toàn

Ngoài việc giúp cân bằng cung – cầu trong kiểm kê hàng tồn kho thương mại điện tử, hệ thống quản lý kho còn giúp đảm bảo khối lượng hàng cất trữ cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp. Với đủ lượng hàng cất trữ cần thiết trong kho, doanh nghiệp có thể yên tâm vì một sự chậm trễ trong khâu nguyên liệu thô sẽ không ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, điều đó cũng có nghĩa doanh nghiệp luôn có sẵn hàng để bán trong trường hợp khách hàng có nhu cầu đột xuất về một sản phẩm nào đó.

3. Sự chuyên hóa về địa lý

Thông qua quản lý kho trong thương mại điện tử, doanh nghiệp có thể tận dụng được lợi ích từ những vị trí địa lý cụ thể, chẳng hạn địa điểm này cung cấp lao động với chi phí thấp và địa điểm kia có nhiều nguồn nguyên liệu sẵn có hơn các nơi khác, chi phí hàng hóa cũng khác nhau ở những địa điểm khác nhau. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả có thể hợp lý hóa các chi phí cần thiết của doanh nghiệp qua tính năng này.

4. Phân loại hàng hóa chính yếu và hàng hóa thứ yếu

Mỗi loại hình kinh doanh đều có những sản phẩm cốt lõi được bán quanh năm trong khi một số mặt hàng khác chỉ được bán vào những dịp nhất định. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả có thể đảm bảo cho doanh nghiệp không bị thiếu hụt các mặt hàng chính yếu cũng như sự sẵn có của các mặt hàng thứ yếu khi có nhu cầu.

5. Tăng hiệu quả dự báo hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp đưa ra dự báo chính xác về lượng cung và cầu. Việc dự báo hàng tồn kho nhằm nắm bắt nhu cầu khách hàng, số lượng và thời điểm mà họ mong muốn, điều này có thể được thực hiện qua nghiên cứu thị trường và phân tích nhu cầu tích trữ hàng hóa. Quy trình dự báo này bao gồm việc thu thập các dữ liệu về hàng tồn kho, hàng tồn kho dự trữ, sắp xếp lại các loại hàng hóa cụ thể và nhu cầu về nguyên liệu hay thành phẩm.

6. Hệ thống quản lý kho tức thời trong thương mại điện tử

Hệ thống quản lý kho tức thời (JIT – Just – In – Time) là một khái niệm trong sản xuất hiện đại, có thể hiểu là “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”. JIT là giải pháp mà trong đó số lượng hàng bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lượng hàng sản xuất ra, giúp giảm chi phí kho bãi, tránh tồn đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết. Tuy nhiên hệ thống JIT chỉ hiệu quả khi việc dự báo hàng bán của doanh nghiệp là chính xác. Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể đồng bộ các nhu cầu tồn kho liên quan đến doanh số dự đoán, điều này giúp tận dụng hệ thống JIT hiệu quả nhất, tránh lãng phí không cần thiết.

Những Sai Lầm Cần Tránh Trong Quản Lý Kho

Các hoạt động thương mại điện tử rất khác so với cửa hàng truyền thống về quy mô hoạt động và hệ thống logistic. Nếu không có hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp với doanh nghiệp, dự báo hàng bán có thể bị nhiễu hay hàng hóa dư thừa chồng chất. Tuy nhiên ngay cả khi doanh nghiệp đã áp dụng một hệ thống quản lý tốt, rủi ro trong việc tồn kho vẫn có thể xảy ra.

1. Sự không đồng nhất giữa hàng bán và hàng sẵn có ở các kênh bán hàng trong thương mại điện tử

Chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể dẫn đến việc dư thừa hàng hóa hay thiếu hụt các sản phẩm thiết yếu, trong trường hợp này hệ thống có hiển thị một mặt hàng còn trong kho nhưng trong thực tế lại không có, việc này không những làm mất doanh thu của cửa hàng mà còn làm giảm thiện cảm của khách hàng. Do đó việc đầu tư vào các phần mềm và công cụ cần thiết là rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

2. Theo dõi quá trình quản lý kho không đúng cách

Lỗi này xảy ra khi doanh nghiệp chỉ theo dõi một phần của hoạt động chuỗi cung ứng mà bỏ qua các phần còn lại. Quản lý chuỗi cung ứng không chỉ là việc kiểm soát nguyên vật liệu, thành phẩm hay hàng tồn kho mà còn là quá trình phân tích nhu cầu khách hàng, dự báo, thay đổi thói quen mua sắm của khách hàng và sự ảnh hưởng của các yếu tố này đến nhu cầu tồn kho của doanh nghiệp.

3. Không chú trọng vào chi phí

Việc định giá nguyên vật liệu trên thực tế tác động đến toàn bộ quá trình sản xuất và cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cuối cùng. Giá của thành phẩm phải bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong suốt quá trình thu mua, lưu trữ, sản xuất và vận chuyển, do đó việc kiểm soát giá ở mỗi giai đoạn là rất quan trọng với doanh nghiệp.

Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Kho Hiệu Quả

Không nhất thiết phải là phần mềm quản lý kho tốt nhất, điều mà doanh nghiệp cần là một phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu kinh doanh thương mại điện tử của mình và có thể cung cấp tất cả các giải pháp cần thiết giúp quản lý tốt hàng tồn kho và cắt giảm các chi phí không cần thiết trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Một số lợi ích mà phần mềm quản lý kho hiệu quả mang đến cho các doanh nghiệp thương mại điện tử:

• Phần lớn các doanh nghiệp hoạt động thương mại điện tử tận dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau ngoài trang web chính của họ. Khi đó, giải pháp quản lý hàng tồn kho giúp cung cấp chi tiết các sản phẩm được bán trên mỗi kênh và nhà quản lý có thể theo dõi tình trạng sản phẩm ở nhiều cửa hàng khác nhau qua phần mềm quản lý.
• Đối với các nhà bán lẻ quy mô lớn, nhu cầu quản lý hàng tồn kho tại các địa điểm tách biệt là rất đáng kể. Phần mềm quản lý kho trong thương mại điện tử giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về hàng tồn kho tại tất cả các kho khác nhau một cách dễ dàng.
• Ngoài tầm quan trọng của việc lưu kho và nhập kho hàng hóa trong thương mại điện tử, hệ thống quản lý kho cũng cần đồng bộ hóa hàng tồn kho trên tất cả các nền tảng kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho giúp đồng bộ hóa hàng tồn kho trên mọi địa điểm lưu trữ và các kênh bán hàng của doanh nghiệp.

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ cần một loại máy đọc mã vạch tương ứng. Vì vậy lựa chọn máy đọc mã vạch phù hợp với ngành nghề và mục đích sử dụng mới có thể phát huy tối đa chức năng của máy, đồng thời hỗ trợ công việc một cách hiệu quả nhất.

OPTICON sở hữu các dòng máy quét mã vạch có thiết kế phong phú, từ các máy quét hạng nhẹ đến đầu đọc cầm tay, thiết bị đầu cuối hay các máy quét sử dụng trong ngành công nghiệp sản xuất hoạt động với hiệu suất cao và an toàn, đem lại nhiều tiện ích cho người dùng.

OPTICON là một trong những công ty đầu tiên trên thế giới chuyên sản xuất các máy quét mã vạch chất lượng cao cho thị trường quốc tế. Nhờ có bề dày lịch sử phát triển hơn 40 năm, các loại máy quét mã vạch của OPTICON được tin dùng tại hơn 65 quốc gia thông qua các văn phòng đại diện tại 13 nước.

=====================================================

Để được tư vấn chi tiết về giải pháp toàn diện xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH OPTICON VIỆT NAM

Lầu 3, số 04 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đakao, Quận 1, TP. HCM

Tel: 028 222 88 262

Mail: sales.vn@opticon.com