Tùy theo mục đích và phạm vi sử dụng mà mã số cần đăng ký hoặc không. Trong hầu hết các trường hợp phổ biến thì chúng ta không cần đăng ký sử dụng mã số mã vạch. Các trường hợp không cần đăng ký như: sử dụng mã vạch để kiểm tra ưu thông sản phẩm nội bộ, sản phẩm không lưu hành toàn quốc hoặc thế giới, sản phẩm không bán tại siêu thị, sử dụng mã để quản lý hồ sơ, nhân viên, thiết bị…

Các trường hợp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch: sản phẩm xuất khẩu ra thị trường nước ngoài, sản phẩm đăng ký bán tại siêu thị hoặc đăng ký thương mại sở hữu trí tuệ.

Theo quy định pháp luật hiện nay việc đăng ký mã số mã vạch trên hàng hoá không phải là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã số mã vạch hoặc không, nhưng đối với trường hợp doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mã số mã vạch trên sản phẩm của mình thì doanh nghiệp buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký thì sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 119/2017/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hoá.

Các loại mã số mã vạch được cấp và quản lý thống nhất gồm:

  • Mã doanh nghiệp: Là dãy số gồm mã quốc gia và số phân định tổ chức/doanh nghiệp, gồm từ bốn đến bảy số tiếp theo.
  • Mã rút gọn (EAN 8): Là dãy số có tám chữ số quy định cho vật phẩm (sản phẩm) có kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia, số phân định vật phẩm và một số kiểm tra.
  • Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): là dãy số có mười ba chữ số quy định cho tổ chức/doanh nghiệp và địa điểm, gồm mã quốc gia, số phân định tổ chức/doanh nghiệp hoặc địa điểm và một số kiểm tra.

Các loại mã số mã vạch do tổ chức/doanh nghiệp tự lập để sử dụng, sau khi được cấp mã số doanh nghiệp, gồm:

  • Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN): là mã số vật phẩm (sản phẩm, hàng hóa), được cấu tạo từ mã doanh nghiệp, bao gồm các loại mã số mười ba chữ số – viết tắt là EAN 13; mã số mười bốn chữ số – EAN 14; mã số rút gọn tám chữ số – EAN 8 và mã số UCC (Uniform Code Council, viết tắt là UCC) của Hội đồng mã thống nhất của Mỹ và Canada.
  • Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): là dãy số có mười ba chữ số quy định cho tổ chức/doanh nghiệp và địa điểm, gồm mã quốc gia, số phân định tổ chức/doanh nghiệp hoặc địa điểm và một số kiểm tra.

Cơ quan có thẩm quyền cấp mã vạch: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là cơ quan giúp Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Mã vạch doanh nghiệp, Mã vạch rút gọn, Mã số địa điểm toàn cầu.

  • Sau khi được cấp mã doanh nghiệp, các tổ chức/doanh nghiệp tự lập các loại mã vạch: Mã số thương phẩm toàn cầu, Mã số địa điểm toàn cầu để sử dụng và định kỳ sáu tháng báo cáo danh mục các loại mã số dử dụng với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Về trình tự cấp mã số mã vạch:

Việc cấp mã vạch được thực hiện theo trình tự sau đây:

  1. Đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
  2. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch
  3. Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
  4. Hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch.

Về đăng ký sử dụng mã số mã vạch được quy định tại Điều 7 Quyết định Số: 15/VBHN-BKHCNN ngày 27/02/2015 như sau:

  • Bản đăng ký sử dụng MSMV theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Quy định này.
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác.
  • Bảng Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Quy định này.

Về mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch:

Được quy định tại Điều 4 Thông tư số 232/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã sạch